リレーショナル・データベースソフトとして定評のある「アクセス」を使い、職場でのさまざまな業務を通して、「アクセス」の習得をめざします。
最近、研修会の資料として、進研模試のデータを使い、昨年度の卒業生のクラス別、摸試成績順の学校別合否データの作成を行いましたので、手始めに、その手順の紹介を最初の講座にしたいと思います。
第1回 クラス別、摸試成績順の学校別合否データをつくる
手順１ データの準備
手順２ アクセスの起動
手順３ リレーションの設定
手順４ クエリでの作業
手順５ エクセルでの作業
手順６ レポートの作成
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データの準備 戻る |
１ あらかじめ用意するもの
① 今回は元データとして、3学年模試の、6月・7月・9月・10月・11月・センター試験結果、学年の平均偏差値などを使用しますので、あらかじめ、「進研ファイン・システム」からエクセル形式でダウンロードするなどして用意しておきます。
② 模試と同じＢｅｎｅＩＤの項目のある生徒名簿（ＢｅｎｅＩＤでリレーションの設定をおこないます）。ＢｅｎｅＩＤがない場合、組・番でリレーションの設定をします、これについては後でふれます。
③ 模試と同じＢｅｎｅＩＤの項目のある合否状況一覧データ。
※ 進研ファイン・システムを導入していない場合、ベネッセにデータ送付の依頼をするか、それぞれで作成されているデータを用意してください。
手順２ アクセスの起動 戻る
１ アクセスを起動し、「空のデータベース」を選択して、ＯＫボタンをクリックする。
２ ファイル名を「研修会資料」として、「マイドキュメント」に保存。
３ 「マイドキュメント」の「研修会資料」をクリックして開く。
４ テーブルの空白部分にポイントをおき、右クリックして表示されたウィンドウから「インポート」をクリック。
５ あらかじめ用意しておいた模試データのある場所へ移動し、ファイルの種類でＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌｌを選択すると、エクセル形式のデータが表示されます。6月の模試データを選択し、「インポート」をクリック。
６ ワークシートインポートウィザードが起動しますので、画面の指示に従って、「次へ」ボタンをクリックしていきます。
７ 「新規テーブルに保存する」を選択、「次へ」。主キーを問うところでは、「ＢｅｎｅＩＤ」を選択（ＢｅｎｅＩＤがない場合は、ここでは主キーの設定をおこなわないで、「次へ」進んでください）。「インポート先のテーブル」は、「6月」と入力して、「完了」をクリック。インポートがおこなわれ、新しいテーブルが作成されます。
以下、同様の手順で、すべてのデータをインポートしてください。
インポート完了
手順３ リレーションの設定 戻る
１ テーブルのところの空白部分にポイントをおき、右クリックする。表示ウィンドウから「リレーションシップ」をクリックする。「リレーションシップ」の画面で、右クリックし、「テーブルを表示」をクリックし、使用するテーブルをすべて表示する。
２ 生徒名簿のテーブル「生徒」のＢｅｎｅＩＤを選択し、他のテーブルのＢｅｎｅＩＤにドラッグすると、下の画面が表示されるの。この画面で「結合の種類」をクリックする。
３ 下記の画面が表示されるので、「２：’生徒’の全レコード・・・」を選択し、「ＯＫ］ボタンをクリックする。上記の画面に戻るので、「作成」ボタンをクリックする。リレーションの設定が行われている。
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４ 同じ要領で、生徒名簿のテーブルと各データのテーブルにリレーションを設定する。設定終了後、画面を閉じる。
手順４ クエリでの作業 戻る
１ クエリ画面を表示する。
２ 上記画面の「デザインビューでクエリを作成する」をクリックする。「テーブルの表示」画面が表示されるので、全テーブルを選択し、「追加」ボタンをクリックしたあと、「閉じる」ボタンをクリック。
３ 下記のクエリ画面が表示されるので、作成資料に必要なデータを選択して、順次、下のフィールドのところにドラッグする。必要なデータのドラッグ終われば、「閉じる」ボタンをクリックする。クエリ名を問う画面が表示されるので、「成績データ」と入力して閉じる。「成績データクエリ」が作成されている。
４ 「テーブル作成クエリ」使い、クエリのデータをテーブルに変換する。
「成績データクエリ」をデザイン画面で開く。ツールバーの「クエリ」から「テーブル作成クエリ」をクリックする。下の画面が表示される。テーブル名を「Ｔ_成績変換データ」として、「ＯＫ」ボタンをクリックする。ツールバーの「クエリ」の実行をクリック、問い合わせ画面が出るので、「ＯＫ」ボタンをクリックする。「Ｔ_成績変換データ」のテーブルが新しくできていることを確認します。クエリを閉じるとき、変更を保存するかの問い合わせ画面が出るが、「保存」をクリックする。テーブル作成クエリができている。
手順５ 学年を通しての各科目の偏差値がない場合、ここでエクセルにエクスポートして、作業を行います。すでに各科目の偏差値平均がデータに含まれているときは、この作業は必要ありません。 戻る
１ 「Ｔ_成績変換データ」を右クリックして、デザインビューを選択してクリック、デザインビューで開く。
２ この画面で、偏差値のデータ型をすべて数値型に、単浮動小数点型に変更する（テキスト型のままでは、エクセルでの平均計算ができません）。変更後、「テーブルのデータ変更を保存しますか」との問い合わせ画面がでるので、「はい」ボタンをクリックして閉じる。
３ 「Ｔ_成績変換データ」を右クリックして、エクスポートをクリックする。ファイル名はそのまま、ファイルの種類でエクセル９７－２０００を選択して、保存ボタンをクリックして、マイドキュメントに保存する。
４ エクセル上で、必要な平均をだす作業を行う。ここでは省略。
５ ４の作業で作成したエクセルデータを、手順２の要領でインポートする。ファイル名を「値データ」とする。
手順６ レポートの作成 戻る
１ レポート画面に移り、「デザインビューでレポートを作成する」をクリックする。プロパティ画面が表示されるので、「レコードソース」に「値データ」を選択する。
２ 値データの各項目が表示されるので、必要な項目をレポート画面上にドラッグする。ラベルはページヘッダーに整列させ、テキストは詳細上に整列させる。下図を参照。
３ レポートの設定
① レポートデザインから「並べ替え/グループ化」を選択し、下記の画面のように設定する。
② レポート名を「Ｒ_成績資料」として保存。あとは「Ｒ_成績資料」を開いて、印刷をおこなう。
